Marketing für Events: Wie du Events erfolgreich promotest

ein Gastartikel von Alessandra Maino

Es war einmal so, dass Business Events die einzige Möglichkeit für Unternehmen darstellten, Kontakt zu relevanten Partnern und potentiellen Kunden herzustellen. Dies hat sich in der letzten Dekade stark geändert. Mit dem zunehmenden Gebrauch von Social Media Plattformen können Entrepreneure und CEOs gemütlich am Computer oder am Handy ihre Kontaktliste pflegen und erweitern. Sind Business Veranstaltungen als Marketing Tool vielleicht vom Aussterben bedroht?

Natürlich nicht. Laut einer Studie von Eventbrite spielen Business Events selbst in einem zunehmend digitalisierten Zeitalter immer noch eine zentrale Rolle beim Aufbau eines Netzwerks. Darauf bestehen 79% der Befragten und 88% geben sogar an, dass die Bedeutung von Business Events im letzten Jahrzehnt zugenommen hat oder zumindest nicht zurückgegangen ist.

Solche Veranstaltungen sind aber nicht nur essentiell, um das eigene Netzwerk zu pflegen und zu expandieren. Events stellen auch eine hervorragende Möglichkeit dar, konstruktives und unmittelbares Feedback zum eigenen Produkt oder Service zu sammeln und sich mit den Kunden „face-to-face“ zu treffen.

Außerdem spielen Business Events eine wesentliche Rolle in der Branding Strategie eines Unternehmens. Durch Events wird der Wiedererkennungswert einer Brand erhöht und somit die Marke verstärkt – und das besonders auf lokaler Ebene. Die innovativsten deutschen Unternehmen wissen das bereits: Seit 2016 veranstaltet das online Modegeschäft Zalando ein eigenes Mode-Event namens Bread & Butter in Berlin und der Lieferdienst Foodora organisiert regelmäßige Bites & Vibes Partys in verschiedenen deutschen Städten.

Veranstaltungen haben also nicht an Bedeutung verloren. Wie kann man aber davon ausgehen, dass genug Leute ein bestimmtes Event besuchen? Und wie kann man sicherstellen, dass die eigene Veranstaltung von der richtigen Zielgruppe überhaupt wahrgenommen wird?

In diesem Artikel verraten wir dir, wie du mit Marketing dein Business-Event über klassische und neue Medien erfolgreich promotest.

Online – Marketing

• Social Media

Social Media-Kanäle stellen nicht nur optimale Networking-Tools dar, sondern sie bieten auch hervorragende Möglichkeiten zur Promotion eines lokalen Events. Der Begriff SoLoMo ist hier zutreffend. Hinter dem Begriff verbergen sich Social Media, Location-based Services und Mobile Applications. Er beschreibt, wie durch technische Entwicklungen und Social Media die On- und Offline Welt miteinander verbunden werden können.

Laut einer 2014 veröffentlichten Studie von Xing ist die meistgenutzte Plattform für die erfolgreiche Promotion eines Events nach wir vor Facebook. Facebook bietet eine Funktion, mit der jeder Nutzer ein öffentliches Facebook-Event erstellen kann, bei dem andere User angeben können, ob sie an der Veranstaltung teilnehmen werden. Titel, Ort, Uhrzeit, Bilder und eine kurze Beschreibung sollten Leute dazu bringen, sich für die Veranstaltung zu interessieren. Außerdem können die Plattform-User das Event mit ihren Freunden, Kollegen und Bekannten teilen. Falls man ein großes Event plant, kann man von der Möglichkeit einer bezahlten Promotion profitieren, indem man mit einem zusätzlichen Budget die Reichweite des Events steigert.

Andere Social-Media-Plattformen, wie z.B. Twitter und Instagram, bieten leider keine Möglichkeit, „Events“ zu erstellen. Um eine Veranstaltung auf diesen Plattformen zu promoten, lohnt es sich, ein Hashtag einzurichten, damit Besucher und Interessierte alle Informationen zur Veranstaltung auf Twitter oder Instagram finden können. Die unabhängigen TEDxEvents nutzen beispielweise regelmäßig diese Möglichkeit, indem sie ihre Besucher dazu auffordern, während des Events oder nach dem Event ihre Bilder und Kommentare zu posten und mit dem entsprechenden Hashtag zu kennzeichnen.

• Events-Plattformen

Es gibt heutzutage verschiedene Events-Webseiten, die hervorragende Möglichkeiten anbieten, eine Veranstaltung im Netz zu promoten. Die meistgenutzte Seite ist nach wie vor Eventbrite. Auf Eventbrite kann man ein eigenes Event kostenlos erstellen, posten und bewerben. Die Plattform ermöglicht es auch, Tickets zu verkaufen, einzuscannen und Gäste einzuchecken.

Es gibt eine Vielzahl anderer lokaler und globaler Webseiten und Plattformen, die ähnliche Dienste anbieten. Erwähnungswert ist die Seite Meetup.com. Meetup ist ein Online-Portal, das die Veranstaltung von offline Gruppen-Meetings an verschiedenen Orten auf der ganzen Welt erleichtert. Meetup ermöglicht es Mitgliedern, Gruppen und Events zu finden, die sich mit einem Thema beschäftigen, das sie interessiert – sei es Entrepreneurship und Geschäftsführung, Politik, Gesundheit, Sport, Karriere oder Hobbys.

• E-Mail

Besitzt du bereits eine Liste aus Partnern und bestehenden oder potentiellen Kunden, so kannst du deine Veranstaltung auch per E-Mail ankündigen. E-Mails bieten verschiedene Vorteile, unter anderem sehr niedrige Kosten sowie hohes Engagement und Personalisierungsniveau.

Segmentiere am besten deine Liste, um die Einladung nur an die Kontakte zu schicken, bei denen tatsächlich Interesse besteht. E-Mails gehören zu den erfolgreichsten Kanälen, wenn es um CTR und Engagement geht, aber nur solange der Inhalt für den User relevant ist.

Offline – Marketing

• Flyer & co.

Mit dem Aufstieg der Sozialen Medien werden Flyer & co. heutzutage immer mehr unterschätzt. Nichtdestotrotz bieten Flyer und Plakate immer noch die kostengünstigste Möglichkeit, ein Event offline zu promoten.

Genauso wie bei E-Mails, hängt die Gestaltung und Verteilung eines Flyers sehr stark von der Zielgruppe ab.

Wenn du zum Beispiel ein Event für junge Startup-Entrepreneure zwischen 25 und 30 veranstaltest, kannst du coole Flyer an bestimmten hippen Orten verteilen und Sticker an die Wände kleben. Stelle sicher, dass immer ausreichend Informationen über die Veranstaltung und den Ort vorhanden sind. Falls dein Event sich eher an CEOs und Executives mit langjähriger Erfahrung richtet, stellt ein gut positioniertes Plakat die beste Option dar.

Wichtig zu bedenken ist, dass Flyer und Plakate eine sehr prominente visuelle Komponente besitzen und dass ihre Wirksamkeit sehr stark vom Design des Flyers oder Plakats abhängt. Um einen Flyer oder ein Plakat erfolgreich zu erstellen, lohnt es sich deshalb, mit einem professionellen Designer zusammen zu arbeiten.

• Presse & Radio

Abhängig vom Umfang des Events, stellen Presse und Radio auch wichtige Promiton-Kanäle dar. Beide Kanäle verfügen über große Reichweite und dezente Targeting-Möglichkeiten.

Der Nachteil liegt in den Kosten, die im Allgemeinen sehr hoch sind.  

• Mundpropaganda

Mundpropaganda ist ohnehin das erfolgreichste Medium, um ein Event zu promoten. Die Schwierigkeiten liegen darin, dass die mündliche Weitergabe und Empfehlungen bisheriger Gäste nicht oder nur begrenzt beeinflusst werden können.

Eine besonders gute Leistung, die Anwesenheit eines Influencers sowie die Verlosung kostenloser Tickets können dabei helfen, das Publikum zu begeistern und somit die Mundpropaganda zu begünstigen.

Fazit: Marketing für Events

Obwohl Soziale Medien und Online-Veranstaltungen es ermöglichen, online neue Kontakte zu knüpfen und bestehende Partnerschaften virtuell zu pflegen, spielen klassische Business Events immer noch eine zentrale Rolle für junge und etablierte Unternehmen gleichermaßen. Logistik, Organisation und Zeitmanagement sind alle wichtige Faktoren, die zum Erfolg einer Veranstaltung beitragen. Entscheidend ist aber die Promotion-Strategie – denn ohne Besucher würde eine Veranstaltung keine „raison d’être“ haben.

Es gibt heutzutage zahlreiche Online- und Offline-Promotion-Kanäle, die dabei helfen, eine Veranstaltung erfolgreich zu bewerben. Social Media, Event-Plattformen, E-Mails, Flyer, Presse oder Mundpropaganda – alle Kanäle haben, wie hier beschrieben, besondere Stärken und Schwächen. Kein Medium ist an sich besser oder schlechter als die anderen – ob Social Media oder eher Presse die richtige Promotionsstrategie für deine Veranstaltung ist, hängt stark von deiner Zielgruppe und dem verfügbaren Budget ab. Eine Kernaufgabe vorm Start deines Events liegt also darin, die richtigen Kanäle auszuwählen, um den optimalen Marketing-Mix zu finden.