- Basic Features - 

Unlimited Users
Tot 3 gebruikersaccounts en 1 beheerdersaccount inbegrepen in het Basic-plan. Uitbreidbaar tot 100 gebruikers of meer met Plus- en Enterprise-plannen
 
Account Manager
Aan elk bedrijfsaccount wordt een Spacebase accountmanager toegewezen die helpt bij het onboarden van teamleden, het correct inrichten van het account en fungeert als eerste aanspreekpunt voor alle administratieve vragen.
 
Preferred Spaces
Elk teamlid kan favoriete ruimtes markeren in onze “Wish List” en deze selectie delen met andere collega’s in het team.
 
Sequences 
Boekers kunnen direct in het boekingsformulier terugkerende events of meetings aanmaken om meerdere boekingen in één transactie te creëren en beheren.
 
SpaceGuarantee
Alle boekingen vallen onder onze spaceGuarantee, die bescherming biedt tegen annuleringen door de aanbieder, onjuistheden in de profielen en andere problemen (bijv. tijdens check-in).
 
Last-Minute Booking Guarantee
Met ons uitgebreide portfolio garanderen we dat er altijd een ruimte beschikbaar is voor het team, zelfs voor last-minute boekingen op dezelfde dag.
 
Best-Price Guarantee
Leveranciers op Spacebase zijn toegewijd aan het aanbieden van “fair prices” op onze website. Dit betekent dat boeken via Spacebase altijd de beste prijs biedt.
 
 
- Plus Features -

Pre-configured Extra packages
In het bedrijfsaccount kan een set vooraf geselecteerde extra’s worden ingesteld om het boeken voor het team te vereenvoudigen. Zodra deze zijn gedefinieerd, kunnen geselecteerde ruimtes ook individuele prijzen aanbieden voor deze pakketten aan gebruikers met een bedrijfsaccount.
 
Extended reservation windows
De standaard reserveringsperiode van 3 dagen kan worden verlengd tot 7 dagen om interne verwerking mogelijk te maken, bijvoorbeeld voor het vrijgeven van een bestelling.
 
Attendee management
Verplicht gastbeheer kan worden ingeschakeld om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften en een professionele financiële service te bieden.
 
Own Meeting Spaces
Integreer vergaderruimtes uit ons eigen kantoor in onze boekingsworkflows, zodat het team een holistisch overzicht heeft van alle beschikbare ruimtes, inclusief die welke gratis gebruikt kunnen worden.
 
 
  - Enterprise-functies - 

⭐️ Uitgebreid Hotel Portfolio
Krijg toegang tot meer dan 50.000 hotelpartners in heel Europa en zorg ervoor dat het team alle locaties vindt die het nodig heeft - inclusief overnachtingen.
 
⭐️ Secret Portfolio
Krijg toegang tot een niet-publiek portfolio van geselecteerde premium locaties.

- Basic Features -

User Management
Nodig boekers uit voor het teamaccount en deel automatisch toegang tot de boekingstool. Onze gestructureerde onboardinggidsen worden automatisch gedeeld.
 
New User Addition
Nieuwe boekers die tot het bedrijfsaccount behoren, worden automatisch herkend en toegevoegd aan het team wanneer ze via Spacebase boeken.
 
Management of Roles and Rights
Stel verschillende rollen in voor gebruikers en bepaal kijk- en bewerkingsrechten. Rollen kunnen ook goedkeuringsprocessen en bewerkingsfunctionaliteiten omvatten.
 
Dashboards
Zie alle boekings- en uitgaveninformatie realtime in één dashboard. De perfecte databasis voor inkoopoptimalisatie van meeting- en werkruimtes.
 
Monthly Reporting
Maandelijkse boekings- en factureringsrapporten worden naar beheerdersaccounts gestuurd.
 
Manager View
Gedeelde gebruikersaccounts kunnen boekingen van leden bekijken en toegang krijgen tot aanvullende informatie, zoals factuurdetails.
 
Automatic Email Notifications
Voeg extra individuele e-mailontvangers toe voor automatische meldingen bij specifieke handelingen (bijv. stuur een e-mail naar bookings@yourdomain.com voor alle bevestigde boekingen). De bijgevoegde informatie kan worden hergebruikt voor verdere automatiseringen.
 
 
 - Plus Functies - 

Budgetting
Stel vaste budgetten in voor teams of individuele gebruikers om uitgaven te beheersen. Budgetten worden na een vaste periode gereset en kunnen met goedkeuring van een manager worden verlengd.
 
Booking Approval
Voorafgaande goedkeuring door beheerders of managers kan per team of lid worden ingesteld, zodat medewerkers alleen ruimtes kunnen boeken die voldoen aan de vastgestelde inkoopvoorwaarden. Goedkeuring kan optioneel worden gekoppeld aan een maximaal budget per persoon of per uur/dag.
 
Private Reviews
Beoordelingen die door je team worden ingediend, worden niet publiek weergegeven op de Spacebase-website.
 
Location Scouting
Ons team helpt bij het vinden van nieuwe eventpartners die specifiek belangrijk zijn voor jouw team. Onze scouts zijn gewend om ruimtes te vinden dicht bij het kantoor of op een nieuwe bestemming in het buitenland.
 
 
 - Enterprise Functies -

Single Sign-On (SSO)
Gebruik van je voorkeurs cloud-based single sign-on oplossing om de gebruikersregistratie voor je team te stroomlijnen. Wij voldoen aan alle actuele eisen op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging rondom dataverwerking en zorgen voor een veilige verwerking van data.
 
 
- ⭐️ Premium Extra's - 

⭐️ Incorporate master agreements
Bestaande afspraken met locaties of eventservicepartners kunnen worden toegevoegd aan ons platform en vervolgens direct via onze tool worden geboekt.
 
⭐️ Onboarding Support
Ons team helpt bij de onboarding van gebruikers en biedt waar nodig informatie over specifieke vereisten rondom het gebruik van het bedrijfsaccount. Daarnaast verzorgen we doorlopende training en herhaalde onboardingsessies om ervoor te zorgen dat iedereen de tool correct gebruikt.
 
⭐️ API Toegang
Er is toegang tot al onze functies en datapunten via API. Dit vormt de basis voor verdere automatisering van upstream- en downstreamprocessen.

- Basis Functies - 

Consolidated Invoice
Ontvang alle boekingen voor een gegeven maand in één collectieve factuur van Spacebase in plaats van talloze individuele facturen en leveranciers per boeking te moeten beheren. Vereenvoudig de boekhouding en leveranciersadministratie met één leverancier voor alle externe boekingen.
 
Mandatory Invoice details
Teamleden wordt gevraagd om een boekhoudkundige referentie op te geven (bijv. inkoopordernummer, kostenplaats) om boekingen te bevestigen.  Wij zorgen ervoor dat relevante boekhoudinformatie wordt gekoppeld aan de uitgaven.
 
Voorgeconfigureerde kostenplaatsen en adressen
Standaard kostenplaatsen en boekhoudgegevens worden gedefinieerd om ervoor te zorgen dat de gegevens altijd up-to-date en compliant zijn.
 
Centrale facturatie-e-mail
Alle facturen worden naar één centrale e-mailbox gestuurd, waar ze automatisch kunnen worden verwerkt.
 
 
 - Plus Functies - 

Individual payment terms
Wij bieden individuele betalingsvoorwaarden voor je facturen om je cashflow te optimaliseren.
 
Negotiated Rates
Individuele tarieven kunnen via de tool worden onderhandeld voor de voorkeurslocaties en servicepartners en daar worden opgeslagen.  Gedurende het jaar worden uitgaven geconsolideerd om volumekortingen te weerspiegelen. Spacebase biedt toegang tot een aantal vooraf onderhandelde raamovereenkomsten als extra premium add-on.
 
Koop nu, betaal later
Betaal post-event boekingen zonder aanbetaling of andere vormen van vooruitbetaling om je cashflow verder te optimaliseren.
 
Invoice Review
Alle facturen van Spacebase (of externe leveranciers) worden gecontroleerd en goedgekeurd door onze financiële services expert voordat ze worden doorgestuurd naar de boekhouding. Onze factuurcontrole levert aanzienlijke kostenbesparingen op als een “uitbesteed” accounts payable-team.
 
 
 - Enterprise Functies - 

Individual Payment methods
Individuele betaalmethoden kunnen worden geïntegreerd in de reguliere boekingsprocessen (bijv. Concur, American Express vPayment, AirPlus of je interne inkoopprogramma’s).
 
Gedefinieerd inkoopbeleid
Inkooprichtlijnen worden bij elke boeking bevestigd en gevolgd. Ons team controleert dat geen enkel event buiten het proces wordt gefactureerd.
 
Preparatory bookkeeping
In het kader van factuurcontrole kan ons team accounts payable ondersteunen door een groot deel van de voorbereidende boekhouding over te nemen. We versturen informatie in datapakketten, hetzij naar vooraf gedefinieerde ontvangers, hetzij volledig automatisch via API.
 
Betalingsverwerking
Met volledig geïntegreerde ERP- & PO-managementtools integreren we PSD2-conforme betaalgateways en coördineren we leveranciersbetalingen als intermediair.
 
ERP Integration
Integreer boekingen met bestaande ERP- of expense management software en krijg toegang tot alle informatie op één centrale plek.
 
 
- ⭐️ Premium Extra's - 

⭐️ Flatrate
Boek alle ruimtes tegen een vaste maandelijkse flat rate met tot 30% korting op publieke tarieven.
 
⭐️ Reduced processing fee
Wij zien af van onze handling fee voor alle boekingen, zodat teamleden geen toeslag hoeven te betalen bij het boeken via Spacebase.
 
⭐️ Spacebase-kortingen en gereduceerde tarieven
Toegang tot onze premium pool van vooraf onderhandelde partnerlocaties met onverslaanbare prijzen en kortingen tot 20% ten opzichte van marktprijzen
 
⭐️ Net rates
Boek alle diensten op basis van net rate en geef de besparingen door als directe inkoopbesparingen.